人手不足+仕事量増なのに時短?!「仕事時間」の質を上げる整理術

投稿者: | 2018年12月23日
こんにちは
頑張って働く人がもっと楽に、もっと仕事で活躍できるために 「働く」と「暮らす」の整理整頓をサポートするMy Small Stepの安藤雅子です。
今日もSmall Stepで「できた」を一歩ずつ進めましょう!    

こんにちは

働くお母さんがもっと楽に、もっと活躍できる

環境の仕組みづくりをサポート、

岡山市のライフオーガナイザー®、オフィスオーガナイザー®の安藤雅子です。

先日21日、コクヨ山陽四国販売株式会社さまのオフィスに併設されているセミナールームにて

「SOHOビジネス整理術認定講座 基礎編」を開催させていただきました。

当日は4名ご参加くださり、

①ビジネス整理術の基本

②トラブル防止に必要な知識

③ものと情報の整理の基礎

についてワークも交えお伝えしました。

この講座はタイトルに「SOHO」とついていますね。

SOHOとはSmall Office / Home Officeの略で、一般的に

パソコンなどの情報通信機器を利用して、小さなオフィスや自宅などでビジネスを行っている事業者

といった意味で使われる場合が多いです。

ただ内容としては企業にお勤めのビジネスパーソンでデスク周りやワークスペースに

ストレスを抱えている方にもたくさんの気づきと解決策を得ていただける内容になっています。

今回は個人事業主の方3名と企業にお勤めの方1名のご参加でした。

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「人手不足+仕事量増でも時短」を可能にするのは「効率化」

「働き方改革」が進んでいますが、中でも「長時間労働の見直し」がよく取り上げられています。

でも「働き方改革」の中の課題には「労働人口の減少」という課題もあります。

働く人が減っている=人手不足なのに・・・

「仕事量」も大きく減るわけでもない(むしろ増えてる)のに「早く帰れって?」

そんなのどうしたらいいの?むしろハラスメントじゃない??

といった声を聞くこともあります。

個人事業主の方はそもそも一人で抱えている仕事の役割がたくさんあるのでさらに大変です。

今回の講座の中でもその話題は関心が強く、理想と現実のギャップに様々な思いが溢れて

とても盛り上がりました。

結局、

与えられた時間=「仕事時間」の質を上げなければ同じ仕事量で早く帰ることなどできないってことなんです。

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つまり仕事の質を上げる=効率よく仕事をするということになりますよね。

じゃあどう効率よくするの??

その一つとして

「無駄を減らして、仕事に集中できて、生産性が上がる職場環境に変える」ために

職場を機能的になるよう片づけるという方法があります。

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「仕事の質」を下げてしまう原因は?

効率よくするためにはその逆になる「仕事の質」を下げてしまう原因をやっつけなければなりません。

そのやっつけるひとつが「探し物」の時間です。

ある統計ではビジネスマンの平均として1日20分は探し物をしているそうです。

探し物がなくなるためには、

「モノが把握できている」もしくは

「探しやすい」「見つけやすい」状態になってることが必要です。

そしてそのためにはちゃんと戻ってる状態であることも大事です。

特に仕事の中で多いもの=書類(情報)をすぐに戻せて、すぐに取り出せる状態にするために、

書類をどう分けるか、どんな流れで書類が動くのか

どう保管・保存するのかということを決めなくてはいけませんよ~とお伝えしました。

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ワークを通して自分の仕事のパターンに落とし込む

講座の中では後半ワークがあります。

把握・管理しやすい分け方など皆さんにチャレンジしていただきました。

職種によって取り扱う書類(情報)の種類は違うので、ご自身のお仕事を振り返りながら

ちょっとお時間をとって頑張っていただきました。

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ここでご参加の皆様の感想をご紹介します。

【M・Mさま】

ビジネス書類の整理など具体的な考え方、分け方などの考えが明確にされることによって

やりやすくなることがよく分かった。

【YK education lab 加藤 優子さま】

目からうろこの内容でした。

後回しにしてきた色々をやはり改めて見直そうと思いました。

【アトリエ創作室 酒林 ゆきさま】

とても分かりやすくてよかったです。

【パタンナー 今井 恵子さま】

オーガナイズをベースに、整理収納を土台としてはじめて

整頓と片づけが成り立つというのはとてもおもしろく、身につけたいと思いました。

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ご参加くださった皆様本当にありがとうございました。

次回は2月16日(土)10:00~12:30

岡山北区での開催を予定しております。

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最後まで読んでいただきありがとうございました。

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