【個人医院様の受付とバックヤード】お客様片づけサポート実例

投稿者: | 2019年3月25日
こんにちは
頑張って働く人がもっと楽に、もっと仕事で活躍できるために 「働く」と「暮らす」の整理整頓をサポートするMy Small Stepの安藤雅子です。
今日もSmall Stepで「できた」を一歩ずつ進めましょう!    

こんにちは

働くお母さんがもっと楽に、もっと仕事で活躍できるために

頭と暮らしの整理整頓をサポートする

岡山市のライフオーガナイザー®、オフィスオーガナイザー®の安藤雅子です。

今日もSmall Stepで「できた」を一歩ずつ進めましょう!

 

ストレスを減らして、現場が「できる」片づけルールを作る

先月から個人医院様のオフィスオーガナイズサポートをさせていただいています。

常々オーガナイズの片づけはリバウンドしないための片づけですとお伝えしています。

見た目や美しさを追求するのではなく

現場の方が「楽にできる」「使いやすい」に軸を置いて一緒にルールを決めていくこと

が最優先です。

今回のご依頼は経営者様からのトップダウンでのご依頼でした。

依頼者様はどの場所についてもスタッフさんが「できるかどうか」について考えながら片づけ作業を進めてくださいました。

その一部を今日はご紹介します。

※お客様の許可をいただいて掲載しています。

受付スペースはクライアントさんに渡す書類やスタッフさんが使う種類などたくさんの書類で溢れています。

引き出しに入りきらなかった書類はクリアファイルに入れて立てていたため探しにくく取り出しにくかったそうです。

足元のルーター機器類周辺も多少乱れて見た目にもストレスがありました。

クライアントさんにお渡しする各種書類は、その出し入れのスピードを優先するため、受付左のスペースに引き出しを増やし

1種類の書類を1引き出し

にすることでストレスをなくし楽な出し入れができるようにしました。

足元のルーターなど機器類も底上げすることでほこりが付きにくく掃除しやすくなるよう工夫しました。

デスクに置いていたスタッフ専用の書類やマニュアルなどはクライアントさんへの書類とはスペースを分け、デスク下のスペースに分野ごとのファイルに入れて管理することにしました。

空いたスペースにもデイリーで出し入れしたり、一時置きするものが決まっています。

 

対業者の書類や備品のスペースもスッキリと

備品類は箱の大きさがまちまちで収める時はパズルのようになってしまいがちです。

書類も出し入れしにくいストレスがあったそうです。

備品を入れるケースを揃えることで、このケースを引き出せば必要な備品をすんなり取り出すことができるようになりました。

見た目にも統一感ができ、クライアントさんから仮に見えても整っている印象を与えることができるようになりました。

背の高いものは上に空間をつくることで引き出さなくても上から取ることができます。

台を入れることで高さを有効活用でき収納力も上がります。

さらに台が絶妙にファイルを支えてくれています。

書類のファイルも書類の出し入れの頻度によって、一部手間がかかるクリアフォルダから2クリップファイルやゼットファイルに変え、収めやすくしました。

まちまちだったファイルも色味を統一することでまとまった印象になります。

ファイルの色はその用途で青と白に変え、目的に合わせてより探しやすくなりました。

収納用品に関しては費用をかけず、100円ショップで手に入るものを使いました。

ただ、ファイルについては中途半端なものを使わず、耐久性のあるバネのしっかりしたものにしました。

 

バックヤードも有効&安全に

地震などがあった時のためにつける突っ張りでロッカー上の備品が落ちてこないよう工夫されていましたが、その分取り出しにくくなっていました。

限られた空間の中で、ロッカー上も収納スペースとして活用したいとのご要望をいただきプランニングしました。

発注のタイミング次第ではたくさんのロットで届く資材も、スペースを用意しておけば他の場所にあふれることがなくなります。

ピンクと緑のファイルは仕入れの際に届く大きすぎる段ボールに入れたまま保管していると隙間がありもったいなかったので、サイズの合った箱を用意し無駄なスペースを削減しました。

仮に地震が起きても落ちてくるものを軽いものにすることで、大きな被害が出ない工夫をしました。

電球の予備は奥に収納し突っ張りの左からスッと取り出せ、地震などですぐに落ちてこない位置になりました。

最初にもお伝えしましたが、今回トップダウンのご依頼でした。

作業は休診日に行い、現場のスタッフの方は今回作業には入られませんでしたが、頻繁に現場の意見を聞いていただきながら整えていきました。

実際に仮置きしてから「本当に使いやすいか」「不便になっていないか」「他にストレスはないのか」などたくさんお話をしていただきました。

上が現場にこうやってほしい、ではなく現場が本当に「できる」のかに軸を持つことで押し付けるような片づけにはなりませんでした。

本当に経営者様の心配りと配慮がたくさんあった作業でした。

 

もし今のお仕事スペースにストレスがある、なんか使いにくいし出し入れしにくい

そんな時はお気軽にご相談ください。

すぐに現場にサポートに入ることもできますし、片づけのノウハウから学んでいただくことも可能です。

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