子ども会の書類をオーガナイズ

2017年4月25日 2017年12月4日

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こんにちは
頑張って働く人がもっと楽に、もっと仕事で活躍できるために「働く」と「暮らす」の整理整頓をサポートするMy Small Stepの安藤雅子です。
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チャリティーブログに参加させていただき、２巡目のバトンを受けとりました♪

前回は『私の選ぶということ』について書かせていただきました

今回はつい最近オーガナイズした子ども会の書類についてお話します。

実は今年(そして来年も)町内の子ども会代表をさせていただくことになりました。

長男は4年、次男は2年、ちょっと早いかもですが早く終わらせたい！と思い決めました。

引き継ぎで渡された書類…紙袋２つ分！Σ（￣□￣;）

過去の担当者が作成したお便りや、活動の説明書、

みんなに記入してもらって回収したアンケート。

備品類にUSBメモリー。

中には保管期限のあるファイルも。

もちろん個人情報も入ってます。

一番古いもので平成18年だったかな…。

前任の方たちから許可を得て、これらをオーガナイズさせていただきました。

まずは分ける

過去の(保管期限のない)イベント関連の書類だけで厚さ5センチを越えていました。

毎年増えるものだし、参考に見るとしても前年度くらい、でも完全に処分するのも…と思い

USBメモリーに参考になるものは全てスキャンしてデータで保管することにしました。

そして前年度の書類だけは紙ベースで残すことにしました。

その他写真のグループで分けました

備品類は100均で以前買っていて今は使用してないチャック付のファイルへ

各行事の書類は各行事の担当者に渡しやすくするため

KOKUYOのNOViTAシリーズを使い

行事ごとに薄いファイルでそれぞれ独立ししつつ、ひとまとめにできるようにしました。

これ、スライドでさっと入るのでめっちゃ楽しい！

行事の準備マニュアルも修正して一番前のページに入れました。

行事担当者にはそれぞれの行事ファイルとそれ以前のデータの入ったUSBメモリーを渡せば大丈夫！な状態になりました。

USBメモリーの中も、過去のデータを5年分に限定して整理し、探しやすくしました。

結果、まとまった書類は紙袋1つ分に♪

(それでもたくさんですが)

これを個人情報が入ってることも考えて施錠できるスペースに保管しようと思います。

今、PTA役員や子ども会役員などやりたくないし、必要ないのではという議論がありますよね。

必要以上に頑張らなくていいんじゃないかなと思いますが、

子ども会やPTAがあるなかで子どもたちが楽しめるならそのサポートくらいはしたいなと思います。

大変な仕事として渡すのではなく、

やってもいいかな、と

『前向きに選んでもらえる状態にしておく』

その『ベースを整えること』

は大事なことなんじゃないかなと思います。

少しでも楽に、そして楽しめるお役にできたらいいなと思います。

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ではでは

まさこ

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